Conservazione sostitutiva
Che cosa significa conservare un documento in modalità sostitutiva?
Conservare digitalmente i documenti aziendali significa sostituire il documento cartaceo con l’equivalente documento in formato digitale e conservarlo nel tempo, eliminando la carta.
Si tratta quindi di sottoporre i documenti a una procedura di tipo informatico e legale regolamentata dalla legge italiana ed europea che, sotto certe condizioni, consente di equiparare i documenti cartacei ai documenti elettronici, e che è in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
La legge stabilisce che alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare per un certo numero di anni alcuni documenti cartacei. Tali documenti possono essere tenuti in formato elettronico a norma, consentendo di beneficare di tutti i vantaggi derivanti dalla gestione documentale e dall’eliminazione della carta.
Gli strumenti della Conservazione Sostitutiva
Gli strumenti che consentono di produrre e conservare i documenti fiscali (fatture, libri contabili etc) senza la necessità di stamparli su carta sono:
- la firma digitale: tecnologia che consente di attribuire paternità, integrità e riservatezza ai documenti elettronici prodotti con strumenti informatici (garantisce l’autenticità cioè l’identità del soggetto che ha firmato e la non alterazione del documento dopo la firma);
- il riferimento temporale: informazione che contiene la data e l’ora e che viene associata al documento informatico per datarlo in modo certo;
- la marcatura temporale: evidenza informatica che contiene una data e un orario certo e che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale (il soggetto che eroga la marca temporale è un Ente Certificatore detto anche Time-Stamping Authority (TSA) che, operando nel rispetto della normativa in materia di firma digitale, garantisce l’identità del soggetto che utilizza la firma digitale).
La soluzione per la Conservazione Sostitutiva
DB Informatic@ si avvale del servizio di un Partner certificato, prima società a rendere disponibile sul mercato una linea completa di prodotti conformi ai requisiti della legge italiana per la firma digitale e per i documenti informatici con valore legale e da oltre 20 anni produce e distribuisce software in questo settore.
I prodotti e i servizi che offriamo, sono orientati alla sostituzione dell’archiviazione cartacea con conseguente riduzione dei costi, maggiore efficienza e competitività, salvaguardia dell’ambiente.
Per gli studi commercialisti che propongono ai loro clienti di gestire in digitale la conservazione dei registri, saranno riservate condizioni particolari che dipendono dal numero di pagine (TOTALI) archiviate nell’anno.
Con la soluzione proposta, avremo:
- Gestione e archiviazione tutti i documenti;
- Conservazione sostitutiva;
- Libri e documenti contabili elettronici con valore fiscale;
- Firma digitale;
- Accesso ai documenti tramite Internet;
- Gestione dell’archiviazione della PEC.
Conservazione Sostitutiva: elenco dei documenti che possono essere conservati in modalità sostitutiva
Riportiamo di seguito alcuni documenti che possono essere sostituiti con equivalenti informatici senza autentica notarile. Consigliamo sempre di verificare con i propri consulenti legali e fiscali i singoli casi specifici.
Note
- (1) La trasmissione della fattura elettronica è consentita previo accordo con il destinatario.
- (2) Al posto della ricevuta fiscale il contribuente può decidere di emettere lo scontrino fiscale.
- (3) Qualora il misuratore fiscale ( registratore di cassa) sia in grado di rispettare le norme per la tenuta del giornale di fondo elettronico (si veda la Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36 E del 6/12/2006).
- (4) Da verificare, in funzione delle modalità pratiche di tenuta/gestione del documento.
- (5) Si, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato. La conservazione dovrà essere effettuata entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento.
- (6) Se il documento originale è elettronico.
- (7) Tali documenti sono sostituibili con documenti elettronici dal punto di vista fiscale; dal punto di vista civilistico, la mancanza di una valida sottoscrizione attestante la ricezione dei beni da parte del destinatario (o la presa in carico da parte del vettore), può comportare problemi in caso di contestazioni.
Conservazione Sostitutiva: elenco dei documenti che NON possono essere conservati in modalità sostitutiva
Come indicato dal decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 17/06/2014, non possono essere sottoposti a conservazione sostitutiva:
- scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie del settore doganale
- scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie del settore delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell’Agenzia delle Dogane fatto salvo quanto precisato nella circolare dell’Agenzia delle Dogane n.5/D del 25 gennaio 2005. Il D.M. Economia e Finanze del 17/06/2014 stabilisce le tempistiche con le quali è necessario effettuare il processo di conservazione sostitutiva in base alla tipologia di documento fiscale che si intende conservare.
Conservazione Sostitutiva: tempistiche
Il D.M. Economia e Finanze del 17/06/2014 stabilisce le tempistiche con le quali è necessario effettuare il processo di conservazione sostitutiva in base alla tipologia di documento fiscale che si intende conservare.
Conservazione sostitutiva: vantaggi
Con la conservazione sostitutiva si aggiungono ai vantaggi già conseguiti grazie alla gestione documentale, quelli legati all’eliminazione della carta:
- rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in essi contenute
- risposte rapide ai clienti, partner e fornitori
- recupero di spazio in precedenza utilizzato per la tenuta dei documenti su carta
- recupero di personale a attività produttive
- riduzione dei costi di produzione, di duplicazione e di invio ripetuto dei documenti
- migliore organizzazione
- miglioramento dell’immagine aziendale: efficienza, modernità, rapidità
- maggiore competititvità.
Qualora siate anche Voi tra i fautori del rispetto dell’ambiente (meno carta) e desideriate liberare i Vostri armadi da ingombranti raccoglitori, non esitate a contattarci per maggiori informazioni!
Richiedi informazioni
Puoi richiedere informazioni telefonando al numero 0433.2465 o compilando il modulo seguente.