Civitas – Protocollo.
La soluzione Civitas – Protocollo è stata progettata per supportare al meglio i compiti e le funzioni di un Ente pubblico, ottimizza la gestione delle attività legate alle proprie funzioni, mantiene sotto controllo i documenti e le attività ad essi collegati, promuove l’adozione dell’amministrazione digitale.
Civitas è la soluzione per:
- Protocollo
- Rubrica Condivisa
- Invio massivo di email
- Moduli opzionali
Civitas – Protocollo
L’applicazione – secondo regole CNIPA e validata DOC AREA – fornisce uno strumento per la tenuta del registro di protocollo, per la catalogazione, archiviazione e gestione delle informazioni relative a pratiche e procedimenti.
Le funzionalità:
- Gestione del protocollo differito
- Classificazione dei documenti (attraverso i parametri definiti nel titolario)
- Firma digitale (opzionale) dei file allegati
- Identificazione dei documenti con la stampa di etichette
- Gestione della modifica e annullamento dei documenti inseriti con apposito flusso
- Smistamento al settore/area competente e a persone per conoscenza
- Collegamento tra i documenti protocollati
- Stampa del registro giornaliero
- Gestione di altre informazioni aggiuntive:
- il tipo di documento
- la modalità di invio o ricezione
- la data di scadenza
- il numero del/i documento/i precedente/i
- i riferimenti ad altri documenti
- l’unità e l’utente protocollante
- Gestione della pratica legata al documento protocollato
- Ricerche e interrogazioni sia full text che con viste
- Un sofisticato controllo dell’accesso alle informazioni tramite la configurazione degli utenti
Rubrica condivisa
La rubrica condivisa permette di mantenere aggiornato, in un unico posto, tutti gli indirizzi e i contatti generati dall’attività quotidiana dell’ufficio protocollo. Indirizzo, numero di telefono, email di persone e aziende trovano in questa applicazione un posto organizzato, di facile consultazione e aggiornamento.
Si integra con:
- la posta elettronica, il fax server* e SMS*
- la rubrica personale dei telefonini smartphone, garantendo attraverso l’aggiornamento della rubrica centrale quella del proprio telefonino
- Skype e gli altri sistemi VOIP o CTI
*Moduli opzionali
Invio massivo di email
Civitas, utilizzando l’integrazione con Infobus, permette di poter gestire l’invio plurimo di email – fax – sms per Newsletter, circolari, comunicazioni importanti ecc..
Moduli Opzionali
Suggerimenti e Non Conformità
Gli utenti, da qualunque modulo della soluzione, possono rilevare suggerimenti utili al miglioramento continuo. Nello stesso modo, è possibile rilevare delle Non conformità
Modulistica e Istruzioni operative
In questo modulo vengono raccolti tutti i moduli utilizzati dall’Ente, accompagnati dalle istruzioni di utilizzo e dalla descrizione del flusso operativo.
I moduli vengono approvati dai responsabili e possono essere visibili solamente dagli utenti coinvolti.
I moduli indirizzati al pubblico vengono direttamente pubblicati in internet.
Il portale accessibile
Il sito dell’Ente è la prima vetrina dell’Amministrazione e deve diventare il metodo per accedervi in modo trasparente. Deve essere sviluppato secondo le leggi dell’accessibilità ma soprattutto essere semplicemente navigabile.
Questo modulo, completamente personalizzabile, è lo strumento ideale per realizzare il nuovo sito perché permette l’inserimento e la modifica dei contenuti anche ad utenti che non abbiano conoscenze specifiche di programmazione.
Si interfaccia con tutti gli altri moduli per la pubblicazione in internet dei documenti che interessano.
Gestione delle macchine
Questo modulo, utilizzabile anche via browser (es. Internet Explorer) raccoglie tutte le macchine e gli strumenti di proprietà dell’ente e permette di organizzare le attività di manutenzione ordinaria e straordinaria.
Gestione di ferie e permessi
Questo modulo permette di richiedere ferie e permessi e di farsi autorizzare straordinari, mancate timbrature e trasferte.
Le approvazioni vengono inviate tramite messaggi di posta elettronica al responsabile (individuato dall’organigramma).
Richiedi informazioni
Puoi richiedere informazioni telefonando al numero 0433.2465 o compilando il modulo seguente.